1. Introducción

Depósito Trujillo S.A.S., comprometido con la transparencia, la ética empresarial y la prevención del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y actos de corrupción, ha diseñado e implementado su Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM (SAGRILAFT) y su Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), conforme a las disposiciones establecidas por la Superintendencia de Sociedades. Este manual integra ambos sistemas de cumplimiento, estableciendo los lineamientos generales, políticas, procedimientos, responsabilidades y mecanismos de control para garantizar el cumplimiento normativo, la gestión del riesgo y la protección de la reputación corporativa.

2. Objetivo

Definir el marco general para la implementación, operación, seguimiento y mejora continua del SAGRILAFT y el PTEE en Depósito Trujillo S.A.S., asegurando la identificación, evaluación, control y mitigación de los riesgos asociados a:

• Lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT).
• Financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva (FPADM).
• Soborno transnacional y actos de corrupción.
• Conductas contrarias a la ética empresarial y la transparencia.

3. Alcance

El presente manual aplica a todas las áreas, procesos, empleados, contratistas, proveedores, clientes y aliados comerciales de Depósito Trujillo S.A.S. Incluye las operaciones nacionales y las relaciones comerciales que representen riesgo LA/FT/FPADM o de corrupción, sin importar su monto o frecuencia.

4. Marco Normativo

El Manual se fundamenta principalmente en:

• Circular Externa 100-000016 de 2020 – SAGRILAFT.
• Circular Externa 100-000011 de 2021 – PTEE.
• Circular Externa 100-000004 de 2024 – Ajustes a SAGRILAFT y PTEE.
• Ley 190 de 1995 (Ley Anticorrupción).
• Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
• Ley 1778 de 2016 (Soborno Transnacional).
• Código Penal Colombiano (Artículos 323 a 345).
• Recomendaciones del GAFI.
• Políticas internas y Código de Ética de Depósito Trujillo.

5. Políticas del Sistema de Cumplimiento

• Políticas Fundamentales: Cero tolerancia frente al lavado de activos, corrupción o fraude.
• Política de Gestión de Riesgos: Se implementa un procedimiento y metodología para una gestión de riesgos eficaz conforme a SAGRILAFT y PTEE, esencial para la sostenibilidad y legalidad de la empresa. Abordaremos desde la identificación hasta el monitoreo continuo, con ejemplos prácticos y herramientas clave.
• Políticas Operativas y de Soporte: Las políticas operativas se enfocan en cómo se llevan a cabo las actividades diarias de la empresa para minimizar riesgos, mientras que las de soporte se centran en los mecanismos y recursos (como la conservación de documentos y la capacitación) que respaldan el sistema de Deposito Trujillo.
• Política de Reporte: Cualquier empleado que detecte una señal de alerta o una Operación Inusual deberá reportarlo de inmediato a su superior jerárquico y al Oficial de Cumplimiento.
• Política de Ética y Transparencia: Guía la conducta de todos los colaboradores y socios.
• Política de Capacitación y Divulgación: Deposito Trujillo garantiza que todos los empleados, asociados y partes interesadas conozcan y apliquen correctamente el sistema de gestión de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT). Su objetivo principal es fortalecer una cultura de prevención, asegurando que el personal sepa identificar y reportar operaciones inusuales o sospechosas y que cumpla con sus responsabilidades.
• Política de Inhabilidades, Compatibilidades y Conflictos de Interés: Todos los empleados deben declarar y gestionar posibles conflictos.
• Política de Debida Diligencia:Aplicación de procesos de conocimiento de contrapartes.
• Política de Sanciones: Para Deposito Trujillo por medio de prevenir, detectar y controlar el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), busca minimizar las consecuencias de su incumplimiento. Estas políticas buscan asegurar que la empresa implemente controles efectivos para evitar ser utilizadas en actividades ilícitas y así evitar sanciones administrativas, multas, afectaciones reputacionales y responsabilidades penales o civiles.

6. Elementos del SAGRILAFT y PTEE

Incluye los componentes de identificación, control, monitoreo, reporte y mejora continua con los siguientes componentes:

SAGRILAFT

• Identificación del riesgo.
• Medición del riesgo.
• Control y mitigación.
• Monitoreo y seguimiento.
• Reporte de operaciones inusuales y sospechosas.
• Capacitación y cultura organizacional.
• Documentación y conservación de la información.

PTEE

• Compromiso de la alta dirección.
• Código de ética y conducta.
• Políticas anticorrupción y antisoborno.
• Procedimientos de denuncia y canales éticos.
• Evaluación del riesgo de corrupción.
• Monitoreo, mejora continua y sanciones.
• Divulgación y entrenamiento.

7. Etapas de Implementación

Para lograr el proceso de implementación de SAGRILAFT y PTEE se ejecutan las siguientes actividades:

SAGRILAFT

• Diagnóstico inicial y evaluación de riesgos.
• Segmentación y clasificación de factores de riesgo.
• Diseño de controles y políticas.
• Implementación de procedimientos y formatos.
• Capacitación y comunicación.
• Monitoreo, mejora continua y auditoría interna.

PTEE

• Evaluación del riesgo de soborno y corrupción.
• Adopción del Código de Ética y políticas.
• Implementación de canales de denuncia.
• Diseño del plan de capacitación.
• Seguimiento, medición y reporte.
• Mejora continua del programa.

8. Segmentación de Factores de Riesgo

9. Procedimientos de debida diligencia

Los procedimientos de debida diligencia en SAGRILAFT en Deposito Trujillo, sirven para prevenir, identificar y mitigar los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y otros delitos financieros. Permiten a las empresas conocer a fondo a sus contrapartes, como clientes y proveedores, para evitar ser utilizados para fines ilícitos. Para ello se cuenta con los siguientes procedimientos:

• Identificación de clientes.
• Monitoreo de transacciones.
• Reporte de operaciones sospechosas (ROS).
• Debida diligencia intensificada.
• Procedimiento de Capacitación.
• Procedimiento de Auditoria.

10. Señales de Alerta

Las señales de alerta en SAGRILAFT en Deposito Trujillo, sirven para identificar y detectar posibles operaciones de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción o fraude al señalar comportamientos, transacciones o situaciones que se alejan de lo normal. No indican que se ha cometido un delito, sino que se requiere un análisis más profundo para verificar si existe alguna irregularidad. Su función es alertar sobre riesgos y activar controles para proteger a la empresa.

Algunas señales de alerta para tener en cuenta:

• Inconsistencias en la información de identificación.
• Operaciones sin justificación económica o legal.
• Pagos en efectivo inusuales o por terceros.
• Proveedores sin experiencia o referencias claras.
• Negativa a suministrar documentación.
• Relación con jurisdicciones o zonas de alto riesgo.

11. Documentos de Implementación

Dentro del Proceso de implementación de Sagrilaft y Ptee en Deposito Trujillo se formularon documentos como:

• Manual General de Cumplimiento SAGRILAFT/PTEE. (este documento).
• Matriz de Riesgos SAGRILAFT/PTEE.
• Políticas y Código Ética.
• Procedimientos de Debida Diligencia.
• Flujograma de los Procedimientos.
• Listas de Verificación y Formatos.
• Informes de Monitoreo y Auditoría.
• Planes de Acción y Mejora.

12. Reportes a la UIAF y Otros

Dentro de los reportes implementados por la organización se tiene:

• Operaciones inusuales (OI): Reportadas internamente al oficial de cumplimiento.
• Operaciones Sospechosas (ROS): Enviadas a la UIAF dentro del término legal.
• Reporte de Ausencia de ROS: Cuando no se hayan detectado operaciones sospechosas.
• Reportes a la Superintendencia de Sociedades: De acuerdo con requerimientos anuales.
• Canales éticos: Reportes internos por corrupción o soborno.

13. Seguimiento y monitoreo.

Como parte del sistema de seguimiento y monitoreo para Sagrilaft y PTEE, Depósito Trujillo aplica las siguientes herramientas:

• Evaluación periódica de la efectividad del sistema.
• Auditorías internas y externas de cumplimiento.
• Indicadores de desempeño (número de alertas, denuncias,capacitaciones, etc.).
• Revisión anual del Manual y actualización normativa.
• Reporte al Comité de Cumplimiento y Alta Dirección.

14. Sanciones

El incumplimiento de las políticas, procedimientos o controles establecidos en este manual podrá dar lugar a:

• Sanciones disciplinarias internas.
• Reporte a autoridades competentes.
• Terminación del vínculo laboral o contractual.
• Responsabilidad administrativa o penal según el caso.

15. Glosario

El presente documento incluye definiciones clave como:

• LA/FT/FPADM:Lavado de activos, financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva.
• Debida Diligencia:Procedimiento de verificación de la información de contrapartes.
• ROS:Reporte de operación sospechosa.
• UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero.
• PTEE:Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
• Oficial de Cumplimiento:Responsable del diseño, ejecución y seguimiento del sistema.

FREDY TRUJILLO CULMA
Representante Legal
Depósito Trujillo S.A.S.

MARIA FERNANDA GIL DIAZ
Oficial de Cumplimiento

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